Business case : comment un grand groupe industriel a optimisé son budget logiciel grâce aux licences d’occasion

Un contexte de renouvellement critique des licences Microsoft

Dans un contexte de forte pression sur les budgets IT, un grand groupe industriel devait faire face à une échéance stratégique : le renouvellement de son contrat de licences Microsoft arrivait à terme en mars 2025.
L’enjeu était double. D’un côté, assurer la continuité des usages quotidiens pour un grand nombre de collaborateurs. De l’autre, rester strictement conforme au cadre réglementaire européen, notamment en matière de licences logicielles.

Les licences concernées couvraient un environnement serveur conséquent, incluant des datacenters, ainsi que les outils bureautiques utilisés au quotidien par les équipes, principalement Office 2024.

Renouveler ces licences via un modèle classique représentait un coût important, difficilement compatible avec les objectifs de rationalisation budgétaire fixés par la direction.

Des enjeux clairs : budget, conformité et continuité d’usage

Le premier enjeu concernait l’optimisation du budget logiciel, sans pour autant dégrader les performances ou les usages existants.
Le second portait sur la conformité réglementaire, avec une vigilance particulière sur le respect des directives européennes encadrant la revente et le transfert de licences Microsoft.
Enfin, la solution retenue devait garantir une continuité totale des usages pour les collaborateurs, sans changement d’interface, de version ou de méthode de travail.

Il était donc hors de question de basculer vers des alternatives logicielles ou de modifier les habitudes des équipes.

La solution mise en place : une approche maîtrisée des licences Microsoft existantes

Pour répondre à ces enjeux, le groupe a fait le choix d’une solution basée sur la réutilisation de licences Microsoft déjà mises sur le marché européen, dans un cadre strictement encadré juridiquement.

Chaque licence intégrée au parc informatique a fait l’objet d’un processus rigoureux :

• vérification de l’origine,
• lettre et preuve de désinstallation,
• transfert des droits de propriété et des droits d’utilisation

Cette approche permet de sécuriser l’utilisation de licences Microsoft dites « d’occasion », tout en conservant les mêmes droits d’usage que des licences neuves.

Des résultats mesurables dès la première année

Les bénéfices ont été immédiats.
Dès la première année, le groupe industriel a réalisé une économie de plus de 230 000 € sur son budget licences.
Sur les deux années suivantes, les économies se sont élevées à environ 60 000 € par an, portant le gain total à près de 290 000 € sur trois ans.

Au-delà de l’aspect financier, les équipes IT ont conservé l’accès aux mises à jour de sécurité et aux correctifs Microsoft, garantissant un niveau de protection identique à celui d’un parc sous licences neuves.

Les utilisateurs finaux, quant à eux, n’ont constaté aucun changement dans leurs usages quotidiens, assurant une adoption immédiate et une satisfaction totale.

Un modèle durable et conforme pour les grandes organisations

Ce business case illustre qu’il est aujourd’hui possible pour les grandes entreprises et les groupes industriels de concilier optimisation budgétaire, conformité réglementaire et continuité opérationnelle.

L’intégration de licences Microsoft issues du marché de la seconde vie, lorsqu’elle est encadrée par des processus stricts et une expertise solide, constitue une alternative crédible et sécurisée aux modèles de licensing traditionnels.

Cette approche s’inscrit également dans une logique plus durable, en prolongeant le cycle de vie des licences logicielles existantes, sans compromis sur la performance ou la conformité.