Business case: come un grande gruppo industriale ha ottimizzato il proprio budget software grazie alle licenze di seconda vita

Un contesto di rinnovo critico delle licenze Microsoft

In un contesto di forte pressione sui budget IT, un grande gruppo industriale doveva affrontare una scadenza strategica: il rinnovo del contratto di licenze Microsoft scadeva nel marzo 2025.
La sfida era duplice. Da un lato, garantire la continuità degli utilizzi quotidiani per un gran numero di collaboratori. Dall’altro, rimanere rigorosamente conformi al quadro normativo europeo, in particolare in materia di licenze software.

Le licenze in questione coprivano un ambiente server consistente, inclusi i data center, nonché gli strumenti di office automation utilizzati quotidianamente dai team, principalmente Office 2024.

Il rinnovo di queste licenze tramite un modello classico comportava un costo significativo, difficilmente compatibile con gli obiettivi di razionalizzazione del bilancio fissati dalla direzione.

Obiettivi chiari: budget, conformità e continuità d’uso

La prima sfida riguardava l’ottimizzazione del budget software, senza compromettere le prestazioni o gli utilizzi esistenti.
La seconda riguardava la conformità normativa, con particolare attenzione al rispetto delle direttive europee che regolano la rivendita e il trasferimento delle licenze Microsoft.
Infine, la soluzione scelta doveva garantire la totale continuità di utilizzo per i dipendenti, senza modifiche all’interfaccia, alla versione o al metodo di lavoro.

Era quindi fuori discussione passare a software alternativi o modificare le abitudini dei team.

La soluzione implementata: un approccio controllato alle licenze Microsoft esistenti

Per rispondere a queste sfide, il gruppo ha scelto una soluzione basata sul riutilizzo delle licenze Microsoft già immesse sul mercato europeo, in un quadro giuridico rigorosamente regolamentato.

Ogni licenza integrata nel parco informatico è stata sottoposta a un rigoroso processo:

• verifica dell’origine,
• lettera e prova di disinstallazione,
• trasferimento dei diritti di proprietà e dei diritti d’uso

Questo approccio consente di garantire la sicurezza nell’utilizzo delle licenze Microsoft cosiddette “di seconda vita”, mantenendo gli stessi diritti di utilizzo delle licenze nuove.

Risultati misurabili già dal primo anno

I benefici sono stati immediati.
Già dal primo anno, il gruppo industriale ha realizzato un risparmio di oltre 230.000 € sul proprio budget per le licenze.
Nei due anni successivi, i risparmi sono stati pari a circa 60.000 € all’anno, portando il guadagno totale a quasi 290.000 € in tre anni.

Oltre all’aspetto finanziario, i team IT hanno mantenuto l’accesso agli aggiornamenti di sicurezza e alle patch Microsoft, garantendo un livello di protezione identico a quello di un parco macchine con licenze nuove.

Gli utenti finali, dal canto loro, non hanno riscontrato alcun cambiamento nelle loro attività quotidiane, assicurando un’adozione immediata e una soddisfazione totale.

Un modello sostenibile e conforme per le grandi organizzazioni

Questo caso aziendale dimostra che oggi è possibile per le grandi aziende e i gruppi industriali conciliare ottimizzazione del budget, conformità normativa e continuità operativa.

L’integrazione di licenze Microsoft provenienti dal mercato dell’usato, se regolamentata da processi rigorosi e da una solida competenza, costituisce un’alternativa credibile e sicura ai modelli di licenza tradizionali.

Questo approccio si inserisce anche in una logica più sostenibile, prolungando il ciclo di vita delle licenze software esistenti, senza compromettere le prestazioni o la conformità.